Formaz hecht veel waarde aan uw privacy en verwerkt persoonsgegevens dan ook in overeenstemming met de geldende reglementering. Formaz verwerkt deze gegevens enkel voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.
Deze privacyverklaring dient om een overzicht te geven inzake de persoonsgegevens die Formaz verzamelt en hoe hierbij de aangewezen privacy wordt gewaarborgd.
Bij verdere vragen, op- of aanmerkingen hierover, kan u steeds contact met Formaz opnemen.
Formaz BV, met maatschappelijke zetel te BE 1000 Brussel, Joseph-Stevensstraat 7, BTW: BE0882 547 669, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jeroen Jansen, in zijn hoedanigheid van bestuurder.
Contactgegevens:
www.formaz.be
info@formaz.be
+32 (0)2/253 85 11
Administratieve diensten gelegen te BE, Delori-Maeslaan 21, 9940 Evergem
Opleidingscentra in eigen beheer met volgende coördinaten:
Delori-Maeslaan 21 – BE 9940 Evergem
Steenoven 41 – BE 3945 Ham
Rittwegerlaan 50 – BE 1830 Machelen
Artikel 1 – Omschrijving dienstverlening
Formaz is gespecialiseerd in opleidingen in logistiek, transport en veiligheid. Formaz organiseert opleidingen in haar eigen vermelde centra of in-company. Als gevolg van deze opleidingen gaan deelnemers gecertificeerd worden om te voldoen aan de wettelijke opleidingsplicht en om een specifieke (veiligheids)functie te kunnen uitoefenen. Zowel de bedrijven waar Formaz mee samenwerkt als de deelnemers van de opleidingen kunnen deze certificaten en bijbehorende rapportages online opvragen en beheren. Deze documenten, certificaten en desbetreffende informatie/rapportages worden via een centrale online database door Formaz beheerd.
Artikel 2 – Bedrijfs- en persoonsgegevens die wij verwerken
Artikel 2.1 Onderwerp van de verwerking – bedrijven
Formaz verwerkt persoons- en bedrijfsgegevens doordat bedrijven gebruik maken van haar diensten en data zelf aanleveren. Hieronder een overzicht van de bedrijf- en persoonsgegevens die Formaz verwerkt:
– Naam bedrijf
– Adresgegevens van het bedrijf
– Hoedanigheid van het bedrijf
– Voor- en achternaam contactpersoon
– Geslacht contactpersoon
– Telefoonnummer bedrijf en/of contactpersoon
– BTW nummer bedrijf
– Gegevens mbt het paritair comité bedrijf
– E-mailadres bedrijf en/of contactpersoon
Artikel 2.2 Doel van de verwerking – bedrijven
Bovenstaande gegevens worden door Formaz verzameld en geregistreerd in een CRM tool met het oog op een vlotte en correcte dienstverlening. Deze gegevens worden gebruikt om offertes, orderbevestigingen en boekhoudkundige documenten zoals facturen mbt onze dienstverlening op te stellen en te verzenden. Alsook worden deze gegevens gebruikt en verwerkt in een plannings- en beheersysteem om informatie rond de dienstverlening zoals herinneringen, rapportages, certificaten en reminders te verzenden, verstrekken en verwerken. Formaz Training Services streeft ernaar om connecties, klanten en partners up-to-date te houden en stuurt daarvoor op regelmatige tijdstippen nieuwsbrieven uit. Bovenstaande gegevens worden daardoor ook aangewend. Dit is enkel van toepassing indien u daar zelf toestemming voor hebt gegeven en uiteraard heeft u steeds de mogelijkheid om u hiervoor uit te schrijven.
Artikel 2.3 Hoe lang we bedrijfs- en persoonsgegevens bewaren (bedrijven)
Formaz bewaart de bedrijfs- en persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Deze termijn is niet bepaald in tijd.
Artikel 2.4 Onderwerp van de verwerking – deelnemers opleidingen
Formaz verwerkt persoonsgegevens doordat werknemers van bedrijven of organisaties en particulieren gebruik maken van haar diensten. Deze info wordt door de deelnemers (of werkgevers) zelf verstrekt. In een mogelijke eerste fase worden deze gegevens verstrekt door een online inschrijving via de Formaz website. De inschrijver kan zowel een particulier persoon zijn als een bedrijf/organisatie in de hoedanigheid van werkgever. Tijdens de opleidingen en dienstverlening wordt uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming aan de deelnemer gevraagd om hun persoonsgegevens te kunnen gebruiken en verwerken. Deze getekende verklaringen worden door Formaz zowel fysiek als digitaal voor een periode van vijf jaar gearchiveerd. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam deelnemer
– Geboortedatum deelnemer
– Geboorteplaats deelnemer
– Geslacht deelnemer
– Rijksregisternummer
– Adresgegevens deelnemer
– E-mailadres deelnemer
Artikel 2.5 Doel van de verwerking – deelnemers opleidingen
Bovenstaande gegevens worden door Formaz verzameld en geregistreerd in een planning en beheersysteem om zo de deelnemers en de werkgevers een zicht te kunnen bieden op de gevolgde opleiding(en). Deze persoonsgegevens zijn eveneens nodig om de behaalde persoonlijke certificaten van de opleiding en na de dienstverlening te kunnen verstrekken aan zowel de werkgever als de deelnemer van de desbetreffende opleiding.
Artikel 2.6 Hoe lang we bedrijfs- en persoonsgegevens bewaren (deelnemers)
Formaz bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Deze termijn is bepaald op de termijn van de geldigheid van de uitgeschreven certificaten, met name 5 jaar.
Artikel 3 – Delen van persoonsgegevens met derden
Formaz verstrekt deze gegevens niet aan derden, tenzij dit uitdrukkelijk is gevraagd aan het/de desbetreffende bedrijf, organisatie of deelnemer. Gezien sommige deelnemers, bedrijven of organisaties verwachten dat er een tussenkomst is van een sectorfonds, wordt de gevraagde informatie, na schriftelijke toestemming van de deelnemer en/of bedrijf/organisatie, overgedragen aan het desbetreffende sectorfonds. Gezien sommige deelnemers, bedrijven of organisaties verwachten dat er een specifieke certificatie zal gebeuren welke enkel mogelijk kan gemaakt worden door een samenwerking met een externe partner of examencentrum, wordt deze informatie, na schriftelijk toestemming van de deelnemer en/of bedrijf/organisatie overgedragen aan de betreffende partner en/of examencentrum.
Artikel 4 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Formaz gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken om via onze website gegevens van de gebruikers te kunnen analyseren.
Artikel 5 – Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Formaz.
Artikel 6 – Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Formaz neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze administratie of via info@formaz.be. Elk bedrijf of organisatie dat/die gebruik maakt van onze diensten, krijgt een unieke gebruikersnaam en paswoord om in te loggen op onze online portal. Deze portal is te bereiken via onze website. Een gebruiker van deze portal heeft geen mogelijkheid om andere gegevens op te vragen of in te zien en kan enkel de gegevens opvragen die betrekking hebben op zijn of haar organisatie. Formaz kan niet aansprakelijk worden gesteld indien deze unieke inloggegevens verloren, verspreid of kenbaar gemaakt worden door onze gebruikers. We hebben uiteraard steeds de mogelijkheid om deze gegevens en uw account op uw vraag te wijzigen of te blokkeren. Elke deelnemer van een opleiding die Formaz organiseert, kan via enkele unieke gegevens zoals voor- en achternaam en geboortedatum het betreffende certificaat opvragen dat deze persoon heeft behaald na het volgen van een opleiding. Dit certificaat is op te vragen via onze online portal welke te bereiken is via onze website. Deelnemers hebben niet de mogelijkheid om gegevens of certificaten van andere deelnemers en/of organisaties op te vragen of in te zien.
Artikel 7 – Rechten en verplichtingen van Formaz rond de verwerking van deze bedrijfs- en persoonsgegevens
Formaz en haar medewerkers verbinden er zich toe om de bekomen gegevens op een vertrouwelijke, discrete, rechtmatige en behoorlijke manier te gebruiken en verwerken. Deze gegevens worden enkel verwerkt met het doel zoals hierboven omschreven. Formaz verwerkt de bedrijfs- en persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke goedkeuring van de deelnemers. Indien deze goedkeuring niet aanwezig is, zullen de bekomen gegevens niet gebruikt en verwerkt kunnen worden. Formaz neemt de passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de context en de
verwerkingsdoeleinden en de waarschijnlijkheid en ernst van uiteenlopende risico’s, om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Formaz bevestigt dat wanneer er zich veranderingen voordoen in het wetgevende kader omtrent bescherming van persoonsgegevens, waardoor deze overeenkomst aangepast dient te worden, deze aanpassingen doorgevoerd zullen worden.
Artikel 8 – Bevoegdheid rechtbanken en toepasselijk recht
Alle issues, vragen en betwistingen omtrent de geldigheid, de interpretatie, de afdwingbaarheid, de uitvoering of de beëindiging van deze verklaring wordt geregeld door het Belgische recht alleen. Alle claims, betwistingen of geschillen in het kader van deze overeenkomst, die niet minnelijk kunnen worden geregeld, worden beslecht voor de rechtbanken van de desbetreffende arrondissementen.
Opgemaakt te Brussel, op 5 februari 2024
Jeroen Jansen
Bestuurder Formaz BV
